【#大学院生の学会参加】学会会場に行くまでに必要な準備

学会参加では、宿の予約から現地での行動も段取りよく勧めていきたいですよね。

そこで今回、私が行っている学会参加の準備についてご紹介したいと思います。

新幹線の準備

必ず学割を使いましょう！

学会の参加に関わる費用は、大学や研究室に出してもらえますが、安く済ませるのがマナー。
（スマートEXなどのサービスはありますが、学割は使えません）

まずは、大学の学務課 or 学生課のようなところで...

• 学校学生生徒旅客運賃割引証（２枚）
  →往復分の２枚を発行してもらいましょう
  →出発駅と到着駅を記入しておきましょう

を用意しておきましょう。

学割は窓口での手続きとなりますので、みどりの窓口に向かい、学校学生生徒旅客運賃割引証を提示し、チケットを購入しましょう。

満席になっている可能性もあるかもしれませんが、出発日に購入するのもありです。

ちなみに、みどりの窓口は、ターミナル駅に設置されていますので、あらかじめ調べておきましょう。

宿の予約

学会の規模や周辺のホテルの数にもよりますが、学会期間はホテルの予約が非常に取りにくくなります。

２ヶ月以上前から予約しておくと、会場近くのホテルが取れると思います。

ホテルの予約は...

• Yahoo!トラベル
  →クーポンの利用で他のサイトより安く泊まれることも
• 楽天トラベル
  →掲載しているホテルの数が多い
  →利用者も多いため、予約が埋まっているときもある

の２つのサイトで確認しています。

ホテルの位置が少し不便な場所にある時、タクシーアプリ「GO」を利用することで、お得＆楽に移動することができます。

荷物の準備

口頭発表であれば、スライドデータがあれば何とかなりますが、

ポスター発表であれば、ポスターを持っていく必要があります。
（データをあらかじめ送っておけば、現地で印刷してくれるサービスがあります...高いけど）

またポスターも、筒に入れないとシワになってしまうタイプ（安い）と折り畳んでもシワにならないタイプ（高い）があり、筒を使うとその分だけ荷物が増えてしまいます。

余談：タクシーアプリ「GO」

GO《ゴー》とは、タクシー配車アプリで、スマホでタクシーの呼び出しから支払いまで、スムーズに行うことができます。

学会期間中、タクシーばかり使っていましたが、費用は、電車での移動とほとんど変わりませんでした。
（ホテルの前まで配車してもらっていたので、とても楽ちんでした）

というのも、紹介コードを入力すると、初乗り運賃から使える￥500（１枚）￥1000クーポン（２枚）が貰えました。
（金額以上のクーポンを使っても返金はされません）

ちなみに、紹介コードは、 mf-47396t になります。
アプリの設定後にも入力することができるので、入力していない方はぜひ登録してみて下さい。

さらに、対象エリアで乗車すると￥500クーポンが貰えたので、ずっとクーポンを使い続けていました。

クーポンは、GOのマークが付いているタクシーであれば、流しでもアプリから呼んでも使用することができます。アプリから呼ぶと手数料がかかるので、流しのタクシーでクーポンを利用するのがオススメです。

ただし、GO対応のタクシーは都心部以外ではそんなに普及していないので注意が必要です。

まとめ

流れをまとめますと...

学会発表や発表を聞いたりすることは、大学院生としてとても大切なことです。

と同時に、馴染みのない土地での風景を見て、ご当地グルメを食べることも貴重な経験になります。

そういったことを楽しみにして、学会参加している先生も結構いらっしゃいました。

学会終了後や学会からこっそり抜け出して散策してみるのもいいかもしれませんね。

以上